Initiative : une ville pour toutes les femmes (IVTF)

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 Où sont présentées les députations?

Les députations sont généralement présentées devant les comités permanents, d’où l’importance d’aviser le conseiller, la conseillère qui siège à ce comité. Vous ne pouvez pas faire de présentation au conseil complet sauf lors de réunions spéciales, telles que lors des consultations sur le budget annuel de la Ville d’Ottawa.

Les députations sont présentées verbalement au comité choisi, à une date et une heure préétablies. Vous pouvez aussi présenter votre députation par écrit sous forme de mémoire. Si vous ne pouvez vous présenter devant le comité, votre mémoire sera versé au dossier mais ne sera pas lu à haute voix.

Démarches pour présenter une députation

• Surveillez le comité pour savoir quand les députations sont prévues. Vous pouvez notamment consulter le site Web de la Ville : sélectionnez la rubrique « Coulisses de l’hôtel de ville » et cliquez sur « Procès-verbaux et ordres du jour du Conseil municipal et des comités ». Mieux encore, faites connaissance avec un conseiller, une conseillère ou la coordonnatrice du comité : souvent, ces personnes vous laisseront savoir si elles croient que vous devriez émettre une opinion sur un point particulier à l’ordre du jour.
• Appelez la coordonnatrice du comité pour faire ajouter votre nom à la liste des députations. La Ville a un site Web et des lignes d’information (Conseil municipal et comités : 613-580-2470; ou renseignements généraux : 613-580-2400) qui vous permettront d’entrer en contact avec la coordonnatrice d’un comité particulier.
• Demandez quand vous pourrez présenter votre députation et la durée de votre intervention – on vous accordera généralement de trois à cinq minutes. Si plus de deux personnes de votre groupe prennent la parole, elles peuvent se partager la période allouée, ou vous pouvez demander qu’on vous accorde deux plages d’intervention successives.
• Si vous travaillez pour un organisme, il peut être avantageux de demander à un client, une cliente ou utilisateur, utilisatrice des services de s’adresser également à l’assemblée.
• Demandez qui, en plus de votre groupe, s’adressera aussi au comité.
• Déterminez qui est le mieux placé pour présenter la députation de votre organisation. Généralement, les politiciens, politiciennes souhaitent entendre un résident, une résidente (utilisateur, utilisatrice d’un service ou membre d’une organisation), mais il est parfois utile de donner la parole à la direction de l’organisation.
• Pour obtenir des services d’interprétation, faites-en la demande à l’avance à la coordonnatrice du comité. Vous pouvez également utiliser les services de votre propre interprète.

Préparation de la députation

• Mettez par écrit ce que vous avez l’intention de dire au comité (vous trouverez ci-après un échantillon de plan d’exposé).
• Expliquez l’impact que les coupures ou changements auront sur vous, votre famille et votre communauté.
• Si vous êtes utilisatrice d’un service menacé, expliquez comment vous avez bénéficié de ce service, le type d’aide que vous avez reçu d’un centre ou d’un organisme particulier, et les répercussions négatives qu’aurait l’élimination du programme sur la communauté.
• Il est bon d’utiliser des statistiques pour démontrer un point particulier, mais il faut en limiter le nombre et être en mesure, à la demande d’un conseiller, d’une conseillère, d’en fournir la source.
• Répétez plusieurs fois votre exposé à haute voix. Gardez l’œil sur votre montre, et assurez-vous que vous ne dépassez pas le temps alloué! Si votre exposé est trop long, vous serez obligée d’accélérer la cadence. Il vaut mieux préparer un texte court.
• Si vous vous adressez à l’assemblée dans votre langue seconde, accordez-vous suffisamment de temps pour présenter votre exposé. Vous pouvez même dire quelques mots dans votre langue maternelle.
• Anticipez les questions qu’on pourrait vous poser, et préparez vos réponses.
• Apportez des copies imprimées de votre exposé, que vous distribuerez à la réunion du comité, ou encore demandez à la coordonnatrice du comité si vous pouvez envoyer vos copies à l’avance.

Préparatifs en vue de la visite à l’hôtel de ville

Selon l’ordre du jour, l’attente peut être longue. Soyez prévoyante. Rien n’est plus stressant que de savoir que la réunion s’éternise, que vous n’avez pas encore présenté votre députation, et que vous devriez déjà être de retour pour attendre vos enfants à l’autobus. Évitez ce genre de situation :

• Selon l’ordre du jour, l’attente peut être longue. Soyez prévoyante. Rien n’est plus stressant que de savoir que la réunion s’éternise, que vous n’avez pas encore présenté votre députation, et que vous devriez déjà être de retour pour attendre vos enfants à l’autobus. Évitez ce genre de situation.
• Si possible, prenez des dispositions spéciales à la maison ou au travail afin de pouvoir rester à la réunion aussi longtemps qu’il le faudra. Qui s’occupera des enfants? Demandez l’aide de votre organisation.
• En prévoyant votre habillement, tenez compte du message que vous désirez transmettre. Optez pour une tenue sobre qui est représentative de votre communauté.
• Si vous devez quitter à une heure précise et n’avez pas eu la chance de vous adresser au comité, demandez à quelqu’une de lire votre exposé en votre nom.
• Prévoyez d’apporter un repas ou de l’argent pour vous en payer un, au cas où vous seriez toujours là au moment où le comité prendra sa pause du midi.
• Demandez à d’autres personnes de vous accompagner pour témoigner du soutien communautaire dont vous bénéficiez et pour vous épauler. Parfois, quelques personnes prennent place aux côtés de la personne qui présente la députation.

 

 

Le jour de la députation

• Soyez vous-même. Sachez que ce que vous avez à dire est important.
• En arrivant dans la salle de réunion, vous devriez pouvoir obtenir une liste des députations. Si ces listes ne se trouvent pas sur une des tables à l’entrée de la salle, demandez à la commis ou au commis de vous en procurer une. Cette liste vous indiquera l’ordre dans lequel les députations seront présentées, ainsi que les sujets qui seront abordés.
• Assurez-vous de ne pas dépasser le temps qui vous est accordé. Les conseillers, conseillères vous interrompront dès que votre temps se sera écoulé.
• Parlez lentement et dans le micro pour qu’on vous comprenne bien.
• Si aucune heure particulière n’a été prévue pour votre députation, présentez-vous à 9 h 30 à la salle de réunion. Sachez que l’attente pourrait être longue.
• Souriez et soyez aimable! Ne craignez rien. Les conseillers, conseillères veulent entendre ce que vous avez à dire.
• Soyez persuasive sans toutefois montrer les dents.

 

Des faits pertinents à l’appui de votre cause

En préparant une rencontre avec un conseiller, une conseillère, une députation ou une entrevue avec les médias, n’oubliez pas de recueillir de l’information pertinente. Cela signifie qu’il vous faudra faire des recherches. La recherche n’est pas une chose que seuls les chercheurs universitaires peuvent faire. Nous pouvons toutes faire des recherches. Dans le cas qui nous occupe, cela signifie déterminer ce qu’il nous faut savoir, puis déterminer où trouver l’information.

N’oubliez pas que les conseillers, conseillères de la Ville seront probablement moins versés que vous dans le sujet que vous désirez aborder. C’est l’occasion idéale de les sensibiliser. Parlez en connaissance de cause, en relatant votre expérience personnelle, mais étayez vos propos par des faits concrets ou des statistiques.